CAPÍTULO 1 CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN.. 3
1.1 SU DEFINICIÓN NOMINAL. 3
1.2 SU OBJETO.. 3
1.3 SU FINALIDAD.. 4
1.4 SUS ETAPAS.. 4
1.5 SU CARÁCTER TÉCNICO.. 4
1.6 DEFINICIÓN REAL. 4
1.7 COMPARACIÓN CON OTRAS DEFINICIONES.. 4
1.8 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN.. 4
1.9 SU IMPORTANCIA.. 4
CAPÍTULO 2 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN.. 4
2.1 SU CONCEPTO.. 4
2.2 ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA.. 4
2.3 ELEMENTOS DE LA DINÁMICA ADMINISTRATIVA.. 5
2.4 ETAPAS ESPECÍFICAS DE LA ADMINISTRACIÓN.. 5
2.5 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE COSAS.. 5
2.6 METODO DE LOS ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS.. 5
CAPITULO 3 ESPECIES Y RELACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN.. 5
3.1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA.. 5
3.2 ADMINISTRACIÓN Y POLÍTICA.. 5
3.3 ADMINISTRACION MIXTA.. 5
3.4 PROBLEMAS QUE PLANTEA EL ESTADO-EMPRESARIO.. 5
3.5 LA RECTORÍA DEL ESTADO Y EL SECTOR SOCIAL. 6
3.6 FORMAS DE DECENTRALIZACIÓN.. 6
3.7 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS Y COSAS.. 6
3.8 ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES.. 6
3.9 ADMINISTRACIÓN Y DERECHO.. 6
3.10 ADMINISTRACIÓN Y PSICOLOGÍA.. 6
3.11 ADMINISTRACIÓN Y DISCIPLINAS ECONÓMICAS.. 6
3.12 ADMINISTRACIÓN Y MORAL. 6
CAPÍTULO 4 BOSQUEJO HISTÓRICODE LA ADMINISTRACIÓN.. 6
4.1 NICOLÁS MAQUIAVELO.. 6
4.2 LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL Y SUS EFECTOS EN LA ADMINISTRACIÓN.. 6
4.3 PRECURSORES INMEDIATOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 6
4.4 LA WHARTON SCHOOL. 7
CAPÍTILO 5 ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 7
5.1 ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 7
5.2 ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.. 7
5.3 ESCUELA EMPIRIOLOGICA.. 7
5.4 ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO.. 7
5.5 ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL. 7
5.6 ESCUELA DE LA TEORIA DE LAS DECISIONES.. 7
5.7 ESCUELA DE LAS MATEMATICAS O DE LA ADMINISTRACIÓN CUANTITATIVA.. 7
5.8 EL ENFOQUE DE SISTEMAS.. 7
CAPÍTULO 6 LA EMPRESA.. 7
6.1 ELEMENTOS QUE FORMAN LA EMPRESA.. 7
6.2 LA UNIDAD EMPRESARIAL Y SUS DISTINTOS ASPECTOS.. 7
6.3 EL EMPRESARIO.. 8
6.4 LOS FINES DE LA EMPRESA.. 8
CAPITULO 7. LA PREVISION. 8
7.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISION. 8
7.1.1. EL PRINCIPIO DE LA PREVISION.. 8
7.1.1.1. APLICACIÓN DEL PRINCIPIO.. 8
7.1.2. EL PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD. 8
7.1.3. EL PRINCIPIO DE LA MEDICION. 8
7.2. REGLAS PARA LA FIJACION DEL OBJETIVO.. 8
7.3. ¿QUIEN DEBE FIJAR LOS OBJETIVOS?. 8
CAPITULO 8. LA PLANEACION. 9
8.1. CONCEPTO. 9
8.2. IMPORTANCIA. 9
8.3. LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACION. 9
8.3.1. EL PRINCIPIO DE LA PRECISION. 9
8.3.2. EL PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD. 9
8.3.4. EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIA.. 9
8.3.5. EL PRINCIPIO DE RENTABILIDAD. 9
8.3.6. EL PRINCIPIO DE PARTICIPACION. 9
8.4. LAS POLITICAS. 10
CAPITULO 9. LA ORGANIZACIÓN. 10
9.1. CONCEPTO. 10
9.1.1. DEFINICION REAL. 10
9.2. IMPORTANCIA. 10
9.3. SUS OBJETIVOS, FUNCION SOCIAL Y ESPECIES. 10
9.3.1. OBJETIVOS. 10
9.3.2. FUNCION SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN. 10
9.3.3. ESPECIES DE LAS ORGANIZACIONES. 10
9.4. LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN. 10
9.4.1. PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACION. 11
9.4.2. PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO. 11
9.4.3. PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD. 11
9.4.4 PRINCIPIO DE DELEGACION. 11
9.4.5. PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS.. 11
9.5. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN. 11
9.6. ORGANIGRAMAS. 11
CAPITULO 10. LA INTEGRACION. 11
10.1. ASPECTOS DINAMICOS DE LA ADMINISTRACION. 11
10.1.1. DE LO CONSTRUCTIVO A LO OPERATIVO. 11
10.2. CONCEPTO. 12
10.3. IMPORTANCIA. 12
10.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS. 12
10.4.1. DE LA ADECUACION DE HOMBRES Y FUNCIONES. 12
10.4.2. DE LA PROVISION DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS. 12
10.4.3. DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCION ADECUADA. 12
10.4.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE COSAS. 12
10.4.5. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DE ESTA INTEGRACION. 12
10.4.6. DE LA INSTALACION Y MANTENIMIENTO.. 12
10.4.7. DE LA DELEGACION Y CONTROL. 12
10.5. ADVERTENCIA PREVIA. 13
10.5.1. RECLUTAMIENTO. 13
10.5.2. SELECCIÓN. 13
10.5.3. INTRODUCCION. 13
10.5.4. DESARROLLO. 13
10.6. CAPACITACION DE SUPERVISORES. 13
10.7. DESARROLLO DE EJECUTIVOS. 13
10.8. INTEGRACION Y RELACIONES PÚBLICAS. 13
CAPITULO 11. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA DIRECCION. 13
11.1. CONCEPTO. 13
11.2. IMPORTANCIA. 13
11.3. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION. 14
11.3.1. EL PRINCIPIO DE LA COORDINACION DE INTERESES.. 14
11.3.2. El PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO. 14
11.3.3. EL PRINCIPIO DE LA VIA JERARQUICA. 14
11.3.4. EL PRINCIPIO DE LA RESOLUCION DE LOS CONFLICTOS. 14
11.4. LA COMUNICACIÓN. 14
11.4.1. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN. 14
11.5. LA SUPERVISION. 14
CAPITULO 12. EL CONTROL. 14
12.1. CONCEPTO. 14
12.2. IMPORTANCIA. 15
12.3. PRINCIPIOS. 15
12.3.1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL. 15
12.3.2. DE LOS ESTANDARES. 15
12.3.3. DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION. 15
CAPÍTULO 1 CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN
1.1 SU DEFINICIÓN NOMINAL
La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal. La palabra administración se forma con el prefijo ad hacia, y con ministratio y se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. Servicio y subordinación son los elementos principales obtenidos.
1.2 SU OBJETO
La sociedad “la unión moral de hombres que en forma sistemática coordinan sus medios para lograr un fin común”. Por lo tanto es el objeto sobre el cual recae la Administración.
1.3 SU FINALIDAD
La Administración busca, precisamente en forma directa la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través de ella se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias primas, maquinas, etc.
1.4 SUS ETAPAS
La primera etapa en todo organismo es la estructuración o construcción del mismo. Partiendo de una célula, se van diferenciando los tejidos y órganos, hasta que se llega integrar el ser en toda su plenitud funcional, apta ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.
La segunda etapa es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla de manera plena las funciones, operaciones o actividades que le son propias en toda su variada pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.
1.5 SU CARÁCTER TÉCNICO
La administración consiste fundamentalmente en cómo lograr la máxima eficiencia de la coordinación, pero existen dos opiniones: la primera es la que la considera como una ciencia y la segunda que pretende que es algo meramente empírico, que solo se adquiere por la experiencia.
1.6 DEFINICIÓN REAL
La Administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social, es la técnica de la coordinación. De la Administración de empresas: es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa.
1.7 COMPARACIÓN CON OTRAS DEFINICIONES
Brech proceso social forma eficiente para lograr un propósito dado, Petersen y Plowman grupo social, Koontz organismo social su efectividad en alcanzar sus objetivos, Jiménez Castro aplicación a conjuntos humanos, alcanzar propósitos comunes y Fernández Arena ciencia social, objetivos institucionales, persigue la satisfacción de objetivos.
1.8 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Su universalidad, se da donde quiera, su especificidad, el fenómeno administrativo es especifico, su unidad temporal aunque se distinguen etapas, fases y elementos este es único y en todo momento de la vida de una empresa se están dando en mayor o en menor grado todos o la mayor parte de los elementos administrativos, y su unidad jerárquica todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades, de la misma administración.
1.9 SU IMPORTANCIA
Se da donde quiera, el éxito de un organismo social depende, directa o inmediatamente, de su buena administración, la administración técnica o científica es indiscutible y esencial, la competencia por el mejoramiento de la administración y la elevación de la productividad.
CAPÍTULO 2 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
2.1 SU CONCEPTO
Todo proceso administrativo, por referirse a la actuación de la vida social, es de suyo único; forma un continuo inseparable, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unida con las demás, y que además se dan de suyo simultáneamente.
2.2 ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA
Previsión: consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de las condiciones futuras en que dicho organismo deberá encontrarse.
Planeación: determinación del curso correcto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que de habrán de prescindir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y fijación de criterios, tiempos unidades etc.
Organización: estructuración técnica de las relaciones que deben darse entre las funciones, jerarquías y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.
2.3 ELEMENTOS DE LA DINÁMICA ADMINISTRATIVA
Integración: procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento.
Dirección: impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.
Control: establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar, y además para formular nuevos planes.
2.4 ETAPAS ESPECÍFICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Al ser un proceso único, normalmente se dan simultáneamente varias de estas etapas; con todo, lo ordinario es que alguna o varias de ellas predominen en cada momento de la administración
2.5 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE COSAS
La concepción de Fayol actividades que tienen directamente que ver con la administración de cosas:
Operaciones financieras: adquisición, conservación y operación de todas sus operaciones.
Operaciones productivas: se realizan bajo las normas técnicas correspondientes.
Operaciones de ventas o distribución: que los bienes o servicios lleguen a las manos de los clientes.
Operaciones de conservación: proteger los bienes y recursos que la empresa utiliza para sus fines.
Operaciones de registro: fijar los resultados de la operación de la empresa en forma escrita.
Operaciones de compras: adquirir bienes que la empresa requiere al mejor precio posible y en la forma más apropiada.
2.6 METODO DE LOS ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
Los principios de la administración son toda regla administrativa. El proceso constituye el núcleo propio de la administración. Pero muchas de las veces estas reglas son susceptibles de materializarse en instrumentos o medios técnicos.
CAPITULO 3 ESPECIES Y RELACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
3.1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA
La importancia práctica de esta distinción resulta que, necesariamente, tienen que aplicarse reglas muy diversas en ambos tipos de administración, mientras que la compulsión sobre las personas es posible en la administración pública, en la privada todo se deriva de la capacidad de convencer y entusiasmar.
3.2 ADMINISTRACIÓN Y POLÍTICA
La política es una actividad que crea, desenvuelve y ejerce poder, lucha posición o disyunción o actividad orientada por un fin. La idea de orden referida a la sociedad, o sea el orden de la convivencia.
3.3 ADMINISTRACION MIXTA
Política del estado: Esto implica que se reconoce en ellos que la función de producir corresponde de suyo a la iniciativa del hombre privado y de las organizaciones particulares que esta forma, porque la producción debe realizarla el que se beneficiará de ella.
3.4 PROBLEMAS QUE PLANTEA EL ESTADO-EMPRESARIO
El caso más sencillo se presenta cuando el estado, por tratarse de una actividad que el bien común requiere, y que los particulares no pueden, no quieren, o no deben realizar, la toma directa en forma directa.
3.5 LA RECTORÍA DEL ESTADO Y EL SECTOR SOCIAL
Tiene como único propósito el beneficio de los diversos sectores que conformen la actividad de un país, y dentro de estos sectores es necesario puntualizar la importancia trascendente del sector social, ya que de éste depende en gran medida del desarrollo y la congruencia de los demás factores.
3.6 FORMAS DE DECENTRALIZACIÓN
Este fenómeno es tanto más necesario cuanto que, forzosamente, por la magnitud del Estado, tiene que estar muy lejos de los lugares y de los actos en los que se realizan sus normas. Existen según el derecho administrativo tres clases de descentralizaciones: descentralización por región, descentralización por servicio y descentralización por concesión.
3.7 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS Y COSAS
El éxito de toda función social, y en particular de las que se realizan en una empresa, depende de dos elementos distintos: las personas que las llevan a cabo y las dirigen, y las cosas o vienen de que se valen como instrumentos para realizarlas.
3.8 ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES
No hay ni puede haber, administración fuera de una sociedad y, al mismo tiempo, que toda sociedad necesita de los medios técnicas de la administración para el eficaz desarrollo de sus funciones.
3.9 ADMINISTRACIÓN Y DERECHO
El derecho forma la estructura necesaria en que descansa lo social. Solo sobre la base de una justicia establecida por el derecho puede quedar firmemente asentada esa estructura. En ocasiones una norma administrativa que busca la eficiencia en un organismo social, por exigirlo el bien común, es tomada por el derecho y elevada a la categoría de ley.
3.10 ADMINISTRACIÓN Y PSICOLOGÍA
Son las disciplinas base, ya que la misma administración solo puede darse en un organismo social jurídicamente estructurado. Todo administrador necesita contar con el auxilio de la psicología para el trato de influencia sobre las personas.
3.11 ADMINISTRACIÓN Y DISCIPLINAS ECONÓMICAS
La llamada ley de oro tiene su más clara aplicación en la economía, siendo en ella donde se formuló y donde más exactamente se aplica, por lo que se le conoce como la Ley Económica Básica.
3.12 ADMINISTRACIÓN Y MORAL
La teoría de la administración de reglas que se refieren a la conducta humana en un sector determinado de su actividad y con un fin específico: la estructuración y operación de las formas sociales, para lograr la máxima eficacia posible en esa operación. La moral dicta también reglas, las reglas supremas a que debe someterse la actividad humana.
CAPÍTULO 4 BOSQUEJO HISTÓRICODE LA ADMINISTRACIÓN
4.1 NICOLÁS MAQUIAVELO
Las ideas de Maquiavelo forman parte del pensamiento administrativo de su época, el cual tenía aplicación en el gobierno de los estados. Trata fundamentalmente en la dirección aconseja a aquellas personas a las que se les ha conferido autoridad para guiar la actividad de muchos hombres, así como la responsabilidad de alcanzar ciertos objetivos.
4.2 LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL Y SUS EFECTOS EN LA ADMINISTRACIÓN
Las innovaciones técnicas de la revolución industrial produjeron por sí solas un impacto sobre el pensamiento administrativo. Puede decirse que existen tres etapas básicas en el cambio de la estructuración de la empresa:
El sistema familiar.
El sistema de trabajo a domicilio
El sistema fabril
4.3 PRECURSORES INMEDIATOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
Charles Babbage (1972-1871), invento la máquina de diferencias, precursor del uso de estudios de tiempos e intervino en el análisis de procesos y costos de manufactura.
Robet Owen (1771-1858), sostuvo que el volumen y la calidad de la producción del trabajador serian influenciados por las condiciones que se dieran tanto dentro del puesto como en el ambiente.
Alexander Hamilton Church (1866-1936), dio a conocer tres principios reguladores de la administración del taller y la fábrica que son: el empleo sistemático de la experiencia, el control económico del esfuerzo y la comparación.
4.4 LA WHARTON SCHOOL
Escuela fundada por Joseph Wharton, la primera que éxito en materias administrativas. Los cursos que se impartían se referían a historia, leyes y economía.
CAPÍTILO 5 ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
5.1 ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
Su característica fundamental radica en que por primera vez afirma expresamente ya se ha hecho notar que de alguna manera lo explican también Babbage y otros autores que la administración es una cuestión científica a la que le es aplicable el método científico.
5.2 ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Su característica radica en tratar de erigir una estructura lógica de los diversos actos que forma la administración. Cabe destacar aquí que no se trata del número de elementos o actos administrativos ni del orden en que se presenten.
5.3 ESCUELA EMPIRIOLOGICA
La administración no solo debe fundamentarse en la experiencia, sino que inclusive para cada caso concreto, debe descansar en investigaciones experimentales del momento en que se van a aplicar y que su enseñanza debe realizarse con base en casos reales.
5.4 ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO
Se distingue por el hecho de que recuerda que si administrar es hacer a través de otros decidirá definitivamente el que puedan tomarse ciertas decisiones en un sentido o en otro puesto.
5.5 ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL
Esta recuerda que si la administración tiene como esencia la coordinación, la manera de saber coordinar los elementos humanos y a éstos con los elementos materiales o sea de tomar en cuenta su índole esencial en la administración.
5.6 ESCUELA DE LA TEORIA DE LAS DECISIONES
Afirma que lo que el administrador necesita saber es como tomar decisiones, y que para cada acto administrativo será indispensable conocer perfectamente la forma de llegar a ella mediante un proceso lógico.
5.7 ESCUELA DE LAS MATEMATICAS O DE LA ADMINISTRACIÓN CUANTITATIVA
Es una derivación o una continuación lógica de la escuela de la toma de decisiones ya que afirma que la toma de decisiones constituye un proceso, y todo proceso es susceptible de traducirse en un conjunto de afirmaciones, éstas pueden ser reducidas a formulaciones matemáticas.
5.8 EL ENFOQUE DE SISTEMAS
Sistema: conjunto de partes unidas por alguna forma de interacción o interdependencia, siempre que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sean el centro de atención.
CAPÍTULO 6 LA EMPRESA
6.1 ELEMENTOS QUE FORMAN LA EMPRESA
La empresa está formada esencialmente por tres clases de elementos:
Bienes materiales: integrado por elementos como la maquinaria, la materia prima y el dinero.
Hombres: son el elemento eminentemente activo en la empresa, y desde luego de máxima dignidad.
Sistemas: son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, las personas.
6.2 LA UNIDAD EMPRESARIAL Y SUS DISTINTOS ASPECTOS
Aspecto económico: la empresa es considerado como la unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de un mercado.
Aspecto jurídico: unidad económica de producción o distribución de bienes o servicios y por establecimiento la unidad técnica contribuye a la realización de los fines de la empresa.
Aspecto administrativo: la unidad administrativa es la que resulta de una gestión común o sea el mando, concentrado en último término sea una persona –unidad real- o en una asamblea o grupo de personas –unidad ficticia-.
6.3 EL EMPRESARIO
La esencia de la empresa se encuentra en la coordinación de los elementos humanos y materiales, y de las funciones técnicas que completas y coordinadas logran la producción de bienes y servicios para el mercado, y quien realice esa coordinación será el empresario.
6.4 LOS FINES DE LA EMPRESA
La empresa privada: busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de algina necesidad de orden general o social.
La empresa pública: tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social, con la que puede obtener o no beneficios.
CAPITULO 7. LA PREVISION.
7.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISION.
La previsión implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. La previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede hacerse?, y se señalo que arrancar directamente de la planeación encierra el peligro de escoger el curso de acción que a priori es considerado como el más adecuado.
7.1.1. EL PRINCIPIO DE LA PREVISION.
Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa, ya que, por el número de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un riego; no obstante, tampoco es válido decir que en una empresa constituye una aventura totalmente incierta. La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias métodos de investigación estadísticos o de cálculo de probabilidad.
7.1.1.1. APLICACIÓN DEL PRINCIPIO.
La certeza se funda en la esencia misma de las cosas, se da la certeza metafísica, absolutamente infrustrable que en un círculo llegue a ser cuadrado. Existe certeza física, naturalmente infrustrable para las fuerzas humanas, cuando descansa en la constancia de las leyes de la naturaleza. La incertidumbre solo se da en el futuro que para efecto de la previsión de los que habrá de ocurrir, implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo se presentaran los acontecimientos de lo futuro. La probabilidad constituye aquel estado en el que, sin haber seguridad sobre el sentido en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, se tienen motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro.
7.1.2. EL PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD.
Las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones subjetivas, es sabido que el hombre de empresas pide hechos para sacar conclusiones, el éxito de una empresa y de cada operación descansa en la cantidad y calidad de la información de que se disponga.
7.1.3. EL PRINCIPIO DE LA MEDICION.
Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no solo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse, aunque incurren en un error aquellos que consideran que las diferencia entre lo científico y lo no científico radica en que lo primero puede determinarse no solo cualitativamente, sino aun cuantitativamente, si es indiscutible que tratándose de las cosas de tipo técnico la cuantificación añade seguridad y precisión.
7.2. REGLAS PARA LA FIJACION DEL OBJETIVO
La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitivamente: ellos dan su razón de ser a la empresa. En nuestra definición están señalados al decir “lograr resultados de máxima eficiencia”, aunque parezca increíble, con gran frecuencia se incurre en el error de creer que los objetivos de una organización se hallan precisado y jerarquizados, siendo que, por la rutina en su enunciación, por cambios imperceptibles en las circunstancias, por que los detalles de la operación inmediata absorben de tal manera que a veces se pierde de vista los objetivos generales, se está persiguiendo en realidad cosas muy distintas de las que se deben perseguir, con lo cual toda la previsión queda sin base.
7.3. ¿QUIEN DEBE FIJAR LOS OBJETIVOS?
Ordinariamente la fijación de objetivos, sobre todo los generales y supremos, es función de los dueños o empresarios. El administrador con mucha frecuencia debe sugerir a su consejo directivo la modificación, adaptación, reenfoque, ampliación y aun supresión de objetivos generales pero, sobre todo, debe fijar los objetivos particulares a corto plazo, necesita explicarlos con claridad, realizar la total jerarquización de objetivos en la empresa y lograr la coordinación de los objetivos individuales con los diversos objetivos de grupo y con los objetivos supremos de la negociación.
CAPITULO 8. LA PLANEACION.
8.1. CONCEPTO.
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización.
8.2. IMPORTANCIA.
L a eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación, así como la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear. Todo control es imposible si no se compara con el plan previo, sin planes se trabaja a ciegas. La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
8.3. LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACION.
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
8.3.1. EL PRINCIPIO DE LA PRECISION.
Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego al azar, siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo eventual, con lo que se habrá robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
8.3.2. EL PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD.
Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero flexible, porque doblándose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir.
8.3.3. EL PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE DIRECCION.
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y a todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de manera jerárquica hasta formar finalmente uno solo.
8.3.4. EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIA.
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Este principio está en realidad implícito en el principio de unidad de dirección; sin embargo, enfatiza la necesidad d una relación lo más perfecta que sea posible entre todos los planes, para que estos logren mejor sus resultados; pudiera decirse que implica una especie de “planeación de los planes”.
8.3.5. EL PRINCIPIO DE RENTABILIDAD.
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos, es obvio que todo plan en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo. Sin embargo, debe advertirse que los resultados pueden ser de tipo no económico sino social, principalmente cuando se trata de una empresa paraestatal o de una institución no lucrativa.
8.3.6. EL PRINCIPIO DE PARTICIPACION.
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. Además esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conoce hoy en día para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que se ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día. Esta participación es uno de los puntos en que más énfasis han puesto la mayoría de los autores.
8.4. LAS POLITICAS.
Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tiene por objeto orientar la acción, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde tomar; por ello, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas. La importancia de las políticas en administración es decisiva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez es esencial en la administración, ya que esta consiste en hacer a través de otros. Las políticas son el objetivo en acción, esto es absolutamente cierto. Con todo, no bastaría para definirlas, el objetivo fija las metas, en tanto que las políticas dan la orden para lanzarse a conseguirlas.
CAPITULO 9. LA ORGANIZACIÓN.
9.1. CONCEPTO.
La palabra organización viene del griego “órganon”, que significa instrumento. Pero quizás ilustre mejor el significado de este concepto el uso en castellano se da a la palabra “organismo”. Este implica necesariamente partes y funciones diversas, unidad funcional y coordinación o autoconstrucción.
9.1.1. DEFINICION REAL.
Es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
9.2. IMPORTANCIA.
La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa. Tan grande es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a esta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por lo ya visto. Tiene gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que se llaman mecánica administrativa.
9.3. SUS OBJETIVOS, FUNCION SOCIAL Y ESPECIES.
Los objetivos de la organización técnica pueden clasificarse en diferentes grupos
9.3.1. OBJETIVOS.
Suplir las limitaciones, ya que es evidente que ningún hombre puede bastarse por sí mismo, sino que para satisfacer todas sus necesidades requiere coordinarse con otros, lo que hace necesariamente dentro de varias organizaciones. Permitir la comunicación de los valores; no solo nos asociamos con los demás en razón de nuestras debilidades y limitaciones, sino que también lo hacemos para comunicar a los demás nuestros pensamientos, nuestros afectos, nuestra amistad, etc. Lograr la eficacia de la acción con la mayor eficiencia posible; como se sabe, la eficacia consiste en lograr las metas u objetivos que nos hemos propuesto, pero es evidente que mientras mejor nos organicemos lograremos esas metas en mejores niveles y condiciones y con menor esfuerzo.
9.3.2. FUNCION SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN.
Toda sociedad necesita de la organización en tal forma que no puede existir si no posee alguna por lo menos, los beneficios de una sociedad serán tanto mayores cuanto mejor organizada esté la misma y la acción de cada una de estas sociedades habrá de influir de manera necesaria en la de las demás a las que pertenecemos; sus objetivos y funciones se entrecruzan. Por ello es difícil clasificar las organizaciones.
9.3.3. ESPECIES DE LAS ORGANIZACIONES.
Las organizaciones se pueden clasificar desde muy diversos puntos de vista, y debido a ello y al hecho de que pertenecemos a un gran numero de las mismas por motivos muy diversos, que no son de suyo excluyentes entre sí, parece que ninguna clasificación resulta completa y satisfactoria.
9.4. LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.
9.4.1. PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACION.
La división de trabajo no es sino un medio para obtener una mayor especialización y con ella mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función. La especialización solo es útil cuando se tiene un conocimiento general del campo del que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua de la eficiencia, así, una persona especializada en selección del personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores.
9.4.2. PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO.
Establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización.
9.4.3. PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD.
Debe precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella. La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma línea, pero de abajo hacia arriba. La autoridad sin responsabilidad es no solo odiosa, sino que trastorna gravemente la organización.
9.4.4 PRINCIPIO DE DELEGACION.
A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. La administración no puede existir sin alguna delegación, ya que aquella consiste en hacer a través de otros. Se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad comunicada, según el principio anterior. Aun cuando el grado de delegación depende de una serie de consideraciones concretas, tales como la capacidad de la persona en quien se delega, naturaleza de la función delegada, puede decirse, como principio básico, que los planes generales y el control final y concentrado de los resultados deben reservarse siempre al delegante, en tanto que al delegado corresponde formular, dentro de esos planes básicos los secundarios y operar los controles hasta su concentración.
9.4.5. PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS.
Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal específico. Mientras no se establezca en forma precisa y clara lo que cada quien debe hacer, no existirá una estructura adecuada.
9.5. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.
Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y a la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. Se expresan en las cartas o graficas de organización y se complementan con los análisis de puestos.
9.6. ORGANIGRAMAS.
Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como cartas o graficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto, representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
CAPITULO 10. LA INTEGRACION.
10.1. ASPECTOS DINAMICOS DE LA ADMINISTRACION.
Al enunciar los elementos de la administración, dijimos que los tres primeros se dirigían a la construcción o estructuración del organismo social: previsión, planeación y organización. Iniciaremos aquí el estudio de los que tienen por fin manejar, hacer actuar y operar o funcionar ese organismo social ya construido teóricamente, a saber: la integración, la dirección y el control.
10.1.1. DE LO CONSTRUCTIVO A LO OPERATIVO.
En los tres elementos de la mecánica administrativa, predomina “lo que se debe ser”, prevemos, planeamos y organizamos “como deben ser las cosas”. En la dinámica. Debemos considerar las cosas “como son” en realidad: integramos, dirigimos y controlamos “lo que realmente existe ya”. Estudiando separadamente la parte final de la mecánica y la inicial de la dinámica, podemos adaptar mejor la realidad a lo ideal, o momentáneamente, lo segundo a lo primero, pero sin perder de vista las exigencias de cada aspecto.
10.2. CONCEPTO.
Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
10.3. IMPORTANCIA.
Es el primer paso practico de la etapa dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada, es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico; lo teórico y lo práctico.
10.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS.
Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.
10.4.1. DE LA ADECUACION DE HOMBRES Y FUNCIONES.
Es claro quién carezca de los requisitos mínimos físicos, intelectuales, morales o sociales para desempeñar un puesto o función, por sencillos que parezcan, lo realizara mal. Es ya un axioma el que expresa el hombre adecuado para el puesto adecuado. Ordinariamente hay más de ilusión en esto, porque lo que suele ocurrir es que a un mismo hombre se le encomienden dos o tres funciones como lo señalamos en la organización. Debe cuidarse de que no se busquen hombres con cualidades excesivamente superiores a las que un puesto demanda, pues también en este supuesto se violaría el principio, ya que quien lo ocupara, carecería de interés para desempeñar dicho puesto.
10.4.2. DE LA PROVISION DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos materiales como instrumentos, materias primas, etc., no lo es tanto por desgracia, cuando se trata de los elementos que la administración exige para la eficiente realización de un trabajo.
10.4.3. DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCION ADECUADA.
El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene especial importancia, y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado. La introducción, como veremos adelante, es quizá una de las técnicas más sencillas y de las que más grandes rendimientos pueden dar.
10.4.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE COSAS.
Ya hemos señalado anteriormente que la integración de las cosas se estudia en todo su detalle dentro de las materias de producción, ventas, finanzas, etc. Con todo, señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto. Si la integración, como todas las demás partes de la administración, ha de ser técnica, requiere fundarse en principios generales que sirven de base a las políticas en ese campo, y, al mismo tiempo, usar reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas.
10.4.5. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DE ESTA INTEGRACION.
Podrá parecer, ante todo, que estudiar sistemas de producción, ventas, finanzas, etc., es problema técnico, más no administrativo. Así para la producción, parece más adecuado un ingeniero, que un administrador ; para las finanzas, un contador especializado en estados financieros, la realidad es que estas funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, porque miran a la coordinación de los elementos técnicos, entre si, y con las personas.
10.4.6. DE LA INSTALACION Y MANTENIMIENTO.
Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero también supone momentos directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de conducir estas actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al mínimo.
10.4.7. DE LA DELEGACION Y CONTROL.
Si toda administración supone delegación, en materia de integración de cosas aspecto eminentemente técnico, con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable, la responsabilidad por todos los detalles, establecidos al mismo tiempo sistemas de control que la mantengan permanentemente informada de los resultados generales. A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, que mantenga informado al delegante de los resultados de conjunto.
10.5. ADVERTENCIA PREVIA.
Por tratarse de un campo eminentemente factual, creemos que resulta más claro y objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrla. Se ha dicho que la integración hace de personas totalmente extrañas a la empresa miembros debidamente articulados en su jerarquía.
10.5.1. RECLUTAMIENTO.
Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés necesario.
10.5.2. SELECCIÓN.
Tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio enunciado antes. Se le ha comparado con una serie de filtros o cribas que, bajo el criterio de los requerimientos del puesto, vayan desechando a los candidatos inadecuados por diversos conceptos, hasta dejar el apropiado.
10.5.3. INTRODUCCION.
Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en la forma más rápida y adecuada.
10.5.4. DESARROLLO.
Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.
10.6. CAPACITACION DE SUPERVISORES.
Todo supervisor requiere dos capacitaciones diversas: la que necesita como técnico que va a dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc., y la que requiere en cuanto que va a ser el jefe. Ordinariamente es solo la primera la que se toma en cuenta para escoger y capacitar a los supervisores, sobre todo, a los inmediatos.
10.7. DESARROLLO DE EJECUTIVOS.
Es la aplicación de in esfuerzo planeado para proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar el grupo administrativo, con el fin de que la empresa logre mas efectivamente sus objetivos, tiene implícita la connotación de que hay algo que ya se posee en forma más o menos natural, y que debe solo ser desarrollado, lo cual es muy adecuado a la idea que se quiere expresar con la expresión desarrollo de ejecutivos.
10.8. INTEGRACION Y RELACIONES PÚBLICAS.
Mientras que la integración de las personas, desde el punto de vista interno de la empresa se manifiesta en los principios, reglas y técnicas de la administración del personal, desde el punto de vista externo a ella, se expresa y realiza en las relaciones publicas; mediante ellas, la empresa se integra con el medio social en el que vive, y del que vive. Cabe destacar el hecho de que algunas de esas relaciones publicas, se basas en la justicia estricta, como son las que se tienen con los proveedores, compradores, etc.; otras, en la justicia legal, como las que se tienen con las autoridades, y otras con la justicia social, como las que se llevan con las organizaciones intermedias, medios de publicidad, etc.
CAPITULO 11. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA DIRECCION.
11.1. CONCEPTO.
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de las autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas. No se coordina para dirigir, sino que se dirige para coordinar, solo en un concepto totalitario podría pensarse que el fin del administrador sea dirigir, aunque no coordine. En cambio, sería un magnifico administrador quien lograra el máximo de coordinación con el mínimo de dirección o mando.
11.2. IMPORTANCIA.
Radica en que este elemento de la administración es el más real y humano. Aquí se tiene que ver en todos los casos con hombres concretos, a diferencia de los aspectos de la parte mecánica, en que se trataba más bien con relaciones, con el cómo debían ser las cosas. Aquí se lucha con las cosas y problemas como son realmente, por lo mismo, esta es la etapa de mayor imprevisibilidad, rapidez y si cabe la expresión, explosividad, donde un pequeño error, facilísimo por dificultad de prever las reacciones humanas, puede ser a veces difícilmente reparable.
11.3. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION.
El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar los intereses de grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.
11.3.1. EL PRINCIPIO DE LA COORDINACION DE INTERESES.
La subordinación de las actividades de cada departamento, sección y personal al fin general no puede significar en forma alguna la supresión o perdida de los legítimos intereses de cada persona, ya que precisamente es para lograr mejor estos para lo que consistió en entrar a formar parte de la empresa y subordinar su actividad a ella.
11.3.2. El PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO.
La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Así, como es natural la tendencia a mandar e imponer la voluntad propia sobre la de los demás, es también igualmente natural el rechazo a recibir la imposición de otros.
11.3.3. EL PRINCIPIO DE LA VIA JERARQUICA.
Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante. Cuando ocurre esto último se produce una lesión en el prestigio y la moral de los jefes intermedios, perdida o debilitamiento de su autoridad, desconcierto en los subordinados y, sobre todo, se da lugar a la duplicidad del mando. Si un jefe superior establece niveles de jerarquía intermedios es porque no puede o no necesitarlos; si es lo primero debe respetarlos; y si lo segundo, debe hacerlos desaparecer.
11.3.4. EL PRINCIPIO DE LA RESOLUCION DE LOS CONFLICTOS.
Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzcan el menor disgusto a las partes. El conflicto es un obstáculo para la coordinación. Diferir su solución es dejar un elemento que estorba a esta. Por ello, es mejor resolver los conflictos lo más pronto posible, aun cuando la solución no siempre satisfaga a todos, es mejor este daño que el de la incertidumbre y permanencia del conflicto.
11.4. LA COMUNICACIÓN.
Comunicación es un proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.
11.4.1. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN.
Es todo aquello lo que impide o reduce la posibilidad, la precisión o la fidelidad de la comunicación. En la misma información suele conocérseles más bien con el nombre de ruidos. Hay quienes clasifican esas barreras en relación con cada uno de los elementos de la comunicación.
11.5. LA SUPERVISION.
La función supervisora supone: ver que las cosas se hagan como fueron ordenados. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en los de nivel inferior, llamados por ello supervisores inmediatos: gerentes, cabos, mayordomos, sobrestantes, jefes de oficina, etc., siendo. En todo caso, aquellos jefes que no tienen bajo sus órdenes a otros jefes inferiores, sino solo obreros o empleados que realizan órdenes e instrucciones. Por ser función inmediata al control, fácilmente puede confundirse con él; quizá el criterio para distinguirlos radica, sobre todo, en que la supervisión es simultánea a la ejecución, y el control es posterior a ella, aunque sea por corto tiempo.
CAPITULO 12. EL CONTROL.
12.1. CONCEPTO.
Es la medición de los resultados actuales y basada en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar, y formular nuevos planes. Todo control implica, necesariamente, la comparación de lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado; tal procedimiento constituye el control sobre resultados.
12.2. IMPORTANCIA.
Cierra el ciclo de la administración, de hecho, los controles son a la vez medios de previsión, se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.
12.3. PRINCIPIOS.
Es necesario distinguir las operaciones de control de la función de control.
12.3.1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.
La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar. Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control.
12.3.2. DE LOS ESTANDARES.
El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada.
12.3.3. DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.
El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cundo se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. En realidad este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de los planes en lo excepcional; los controles versaran sobre esto último exclusiva o, al menos, principalmente.
“Todos los apuntes fueron recopilados de: Reyes Ponce Agustín. Administración Moderna. Edit. Limusa México D.F.”.
1.1 SU DEFINICIÓN NOMINAL. 3
1.2 SU OBJETO.. 3
1.3 SU FINALIDAD.. 4
1.4 SUS ETAPAS.. 4
1.5 SU CARÁCTER TÉCNICO.. 4
1.6 DEFINICIÓN REAL. 4
1.7 COMPARACIÓN CON OTRAS DEFINICIONES.. 4
1.8 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN.. 4
1.9 SU IMPORTANCIA.. 4
CAPÍTULO 2 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN.. 4
2.1 SU CONCEPTO.. 4
2.2 ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA.. 4
2.3 ELEMENTOS DE LA DINÁMICA ADMINISTRATIVA.. 5
2.4 ETAPAS ESPECÍFICAS DE LA ADMINISTRACIÓN.. 5
2.5 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE COSAS.. 5
2.6 METODO DE LOS ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS.. 5
CAPITULO 3 ESPECIES Y RELACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN.. 5
3.1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA.. 5
3.2 ADMINISTRACIÓN Y POLÍTICA.. 5
3.3 ADMINISTRACION MIXTA.. 5
3.4 PROBLEMAS QUE PLANTEA EL ESTADO-EMPRESARIO.. 5
3.5 LA RECTORÍA DEL ESTADO Y EL SECTOR SOCIAL. 6
3.6 FORMAS DE DECENTRALIZACIÓN.. 6
3.7 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS Y COSAS.. 6
3.8 ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES.. 6
3.9 ADMINISTRACIÓN Y DERECHO.. 6
3.10 ADMINISTRACIÓN Y PSICOLOGÍA.. 6
3.11 ADMINISTRACIÓN Y DISCIPLINAS ECONÓMICAS.. 6
3.12 ADMINISTRACIÓN Y MORAL. 6
CAPÍTULO 4 BOSQUEJO HISTÓRICODE LA ADMINISTRACIÓN.. 6
4.1 NICOLÁS MAQUIAVELO.. 6
4.2 LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL Y SUS EFECTOS EN LA ADMINISTRACIÓN.. 6
4.3 PRECURSORES INMEDIATOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 6
4.4 LA WHARTON SCHOOL. 7
CAPÍTILO 5 ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 7
5.1 ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 7
5.2 ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.. 7
5.3 ESCUELA EMPIRIOLOGICA.. 7
5.4 ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO.. 7
5.5 ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL. 7
5.6 ESCUELA DE LA TEORIA DE LAS DECISIONES.. 7
5.7 ESCUELA DE LAS MATEMATICAS O DE LA ADMINISTRACIÓN CUANTITATIVA.. 7
5.8 EL ENFOQUE DE SISTEMAS.. 7
CAPÍTULO 6 LA EMPRESA.. 7
6.1 ELEMENTOS QUE FORMAN LA EMPRESA.. 7
6.2 LA UNIDAD EMPRESARIAL Y SUS DISTINTOS ASPECTOS.. 7
6.3 EL EMPRESARIO.. 8
6.4 LOS FINES DE LA EMPRESA.. 8
CAPITULO 7. LA PREVISION. 8
7.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISION. 8
7.1.1. EL PRINCIPIO DE LA PREVISION.. 8
7.1.1.1. APLICACIÓN DEL PRINCIPIO.. 8
7.1.2. EL PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD. 8
7.1.3. EL PRINCIPIO DE LA MEDICION. 8
7.2. REGLAS PARA LA FIJACION DEL OBJETIVO.. 8
7.3. ¿QUIEN DEBE FIJAR LOS OBJETIVOS?. 8
CAPITULO 8. LA PLANEACION. 9
8.1. CONCEPTO. 9
8.2. IMPORTANCIA. 9
8.3. LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACION. 9
8.3.1. EL PRINCIPIO DE LA PRECISION. 9
8.3.2. EL PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD. 9
8.3.4. EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIA.. 9
8.3.5. EL PRINCIPIO DE RENTABILIDAD. 9
8.3.6. EL PRINCIPIO DE PARTICIPACION. 9
8.4. LAS POLITICAS. 10
CAPITULO 9. LA ORGANIZACIÓN. 10
9.1. CONCEPTO. 10
9.1.1. DEFINICION REAL. 10
9.2. IMPORTANCIA. 10
9.3. SUS OBJETIVOS, FUNCION SOCIAL Y ESPECIES. 10
9.3.1. OBJETIVOS. 10
9.3.2. FUNCION SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN. 10
9.3.3. ESPECIES DE LAS ORGANIZACIONES. 10
9.4. LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN. 10
9.4.1. PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACION. 11
9.4.2. PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO. 11
9.4.3. PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD. 11
9.4.4 PRINCIPIO DE DELEGACION. 11
9.4.5. PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS.. 11
9.5. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN. 11
9.6. ORGANIGRAMAS. 11
CAPITULO 10. LA INTEGRACION. 11
10.1. ASPECTOS DINAMICOS DE LA ADMINISTRACION. 11
10.1.1. DE LO CONSTRUCTIVO A LO OPERATIVO. 11
10.2. CONCEPTO. 12
10.3. IMPORTANCIA. 12
10.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS. 12
10.4.1. DE LA ADECUACION DE HOMBRES Y FUNCIONES. 12
10.4.2. DE LA PROVISION DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS. 12
10.4.3. DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCION ADECUADA. 12
10.4.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE COSAS. 12
10.4.5. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DE ESTA INTEGRACION. 12
10.4.6. DE LA INSTALACION Y MANTENIMIENTO.. 12
10.4.7. DE LA DELEGACION Y CONTROL. 12
10.5. ADVERTENCIA PREVIA. 13
10.5.1. RECLUTAMIENTO. 13
10.5.2. SELECCIÓN. 13
10.5.3. INTRODUCCION. 13
10.5.4. DESARROLLO. 13
10.6. CAPACITACION DE SUPERVISORES. 13
10.7. DESARROLLO DE EJECUTIVOS. 13
10.8. INTEGRACION Y RELACIONES PÚBLICAS. 13
CAPITULO 11. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA DIRECCION. 13
11.1. CONCEPTO. 13
11.2. IMPORTANCIA. 13
11.3. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION. 14
11.3.1. EL PRINCIPIO DE LA COORDINACION DE INTERESES.. 14
11.3.2. El PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO. 14
11.3.3. EL PRINCIPIO DE LA VIA JERARQUICA. 14
11.3.4. EL PRINCIPIO DE LA RESOLUCION DE LOS CONFLICTOS. 14
11.4. LA COMUNICACIÓN. 14
11.4.1. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN. 14
11.5. LA SUPERVISION. 14
CAPITULO 12. EL CONTROL. 14
12.1. CONCEPTO. 14
12.2. IMPORTANCIA. 15
12.3. PRINCIPIOS. 15
12.3.1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL. 15
12.3.2. DE LOS ESTANDARES. 15
12.3.3. DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION. 15
CAPÍTULO 1 CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN
1.1 SU DEFINICIÓN NOMINAL
La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal. La palabra administración se forma con el prefijo ad hacia, y con ministratio y se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. Servicio y subordinación son los elementos principales obtenidos.
1.2 SU OBJETO
La sociedad “la unión moral de hombres que en forma sistemática coordinan sus medios para lograr un fin común”. Por lo tanto es el objeto sobre el cual recae la Administración.
1.3 SU FINALIDAD
La Administración busca, precisamente en forma directa la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través de ella se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias primas, maquinas, etc.
1.4 SUS ETAPAS
La primera etapa en todo organismo es la estructuración o construcción del mismo. Partiendo de una célula, se van diferenciando los tejidos y órganos, hasta que se llega integrar el ser en toda su plenitud funcional, apta ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.
La segunda etapa es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla de manera plena las funciones, operaciones o actividades que le son propias en toda su variada pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.
1.5 SU CARÁCTER TÉCNICO
La administración consiste fundamentalmente en cómo lograr la máxima eficiencia de la coordinación, pero existen dos opiniones: la primera es la que la considera como una ciencia y la segunda que pretende que es algo meramente empírico, que solo se adquiere por la experiencia.
1.6 DEFINICIÓN REAL
La Administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social, es la técnica de la coordinación. De la Administración de empresas: es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa.
1.7 COMPARACIÓN CON OTRAS DEFINICIONES
Brech proceso social forma eficiente para lograr un propósito dado, Petersen y Plowman grupo social, Koontz organismo social su efectividad en alcanzar sus objetivos, Jiménez Castro aplicación a conjuntos humanos, alcanzar propósitos comunes y Fernández Arena ciencia social, objetivos institucionales, persigue la satisfacción de objetivos.
1.8 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Su universalidad, se da donde quiera, su especificidad, el fenómeno administrativo es especifico, su unidad temporal aunque se distinguen etapas, fases y elementos este es único y en todo momento de la vida de una empresa se están dando en mayor o en menor grado todos o la mayor parte de los elementos administrativos, y su unidad jerárquica todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades, de la misma administración.
1.9 SU IMPORTANCIA
Se da donde quiera, el éxito de un organismo social depende, directa o inmediatamente, de su buena administración, la administración técnica o científica es indiscutible y esencial, la competencia por el mejoramiento de la administración y la elevación de la productividad.
CAPÍTULO 2 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
2.1 SU CONCEPTO
Todo proceso administrativo, por referirse a la actuación de la vida social, es de suyo único; forma un continuo inseparable, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unida con las demás, y que además se dan de suyo simultáneamente.
2.2 ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA
Previsión: consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de las condiciones futuras en que dicho organismo deberá encontrarse.
Planeación: determinación del curso correcto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que de habrán de prescindir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y fijación de criterios, tiempos unidades etc.
Organización: estructuración técnica de las relaciones que deben darse entre las funciones, jerarquías y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.
2.3 ELEMENTOS DE LA DINÁMICA ADMINISTRATIVA
Integración: procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento.
Dirección: impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.
Control: establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar, y además para formular nuevos planes.
2.4 ETAPAS ESPECÍFICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Al ser un proceso único, normalmente se dan simultáneamente varias de estas etapas; con todo, lo ordinario es que alguna o varias de ellas predominen en cada momento de la administración
2.5 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE COSAS
La concepción de Fayol actividades que tienen directamente que ver con la administración de cosas:
Operaciones financieras: adquisición, conservación y operación de todas sus operaciones.
Operaciones productivas: se realizan bajo las normas técnicas correspondientes.
Operaciones de ventas o distribución: que los bienes o servicios lleguen a las manos de los clientes.
Operaciones de conservación: proteger los bienes y recursos que la empresa utiliza para sus fines.
Operaciones de registro: fijar los resultados de la operación de la empresa en forma escrita.
Operaciones de compras: adquirir bienes que la empresa requiere al mejor precio posible y en la forma más apropiada.
2.6 METODO DE LOS ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
Los principios de la administración son toda regla administrativa. El proceso constituye el núcleo propio de la administración. Pero muchas de las veces estas reglas son susceptibles de materializarse en instrumentos o medios técnicos.
CAPITULO 3 ESPECIES Y RELACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
3.1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA
La importancia práctica de esta distinción resulta que, necesariamente, tienen que aplicarse reglas muy diversas en ambos tipos de administración, mientras que la compulsión sobre las personas es posible en la administración pública, en la privada todo se deriva de la capacidad de convencer y entusiasmar.
3.2 ADMINISTRACIÓN Y POLÍTICA
La política es una actividad que crea, desenvuelve y ejerce poder, lucha posición o disyunción o actividad orientada por un fin. La idea de orden referida a la sociedad, o sea el orden de la convivencia.
3.3 ADMINISTRACION MIXTA
Política del estado: Esto implica que se reconoce en ellos que la función de producir corresponde de suyo a la iniciativa del hombre privado y de las organizaciones particulares que esta forma, porque la producción debe realizarla el que se beneficiará de ella.
3.4 PROBLEMAS QUE PLANTEA EL ESTADO-EMPRESARIO
El caso más sencillo se presenta cuando el estado, por tratarse de una actividad que el bien común requiere, y que los particulares no pueden, no quieren, o no deben realizar, la toma directa en forma directa.
3.5 LA RECTORÍA DEL ESTADO Y EL SECTOR SOCIAL
Tiene como único propósito el beneficio de los diversos sectores que conformen la actividad de un país, y dentro de estos sectores es necesario puntualizar la importancia trascendente del sector social, ya que de éste depende en gran medida del desarrollo y la congruencia de los demás factores.
3.6 FORMAS DE DECENTRALIZACIÓN
Este fenómeno es tanto más necesario cuanto que, forzosamente, por la magnitud del Estado, tiene que estar muy lejos de los lugares y de los actos en los que se realizan sus normas. Existen según el derecho administrativo tres clases de descentralizaciones: descentralización por región, descentralización por servicio y descentralización por concesión.
3.7 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS Y COSAS
El éxito de toda función social, y en particular de las que se realizan en una empresa, depende de dos elementos distintos: las personas que las llevan a cabo y las dirigen, y las cosas o vienen de que se valen como instrumentos para realizarlas.
3.8 ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES
No hay ni puede haber, administración fuera de una sociedad y, al mismo tiempo, que toda sociedad necesita de los medios técnicas de la administración para el eficaz desarrollo de sus funciones.
3.9 ADMINISTRACIÓN Y DERECHO
El derecho forma la estructura necesaria en que descansa lo social. Solo sobre la base de una justicia establecida por el derecho puede quedar firmemente asentada esa estructura. En ocasiones una norma administrativa que busca la eficiencia en un organismo social, por exigirlo el bien común, es tomada por el derecho y elevada a la categoría de ley.
3.10 ADMINISTRACIÓN Y PSICOLOGÍA
Son las disciplinas base, ya que la misma administración solo puede darse en un organismo social jurídicamente estructurado. Todo administrador necesita contar con el auxilio de la psicología para el trato de influencia sobre las personas.
3.11 ADMINISTRACIÓN Y DISCIPLINAS ECONÓMICAS
La llamada ley de oro tiene su más clara aplicación en la economía, siendo en ella donde se formuló y donde más exactamente se aplica, por lo que se le conoce como la Ley Económica Básica.
3.12 ADMINISTRACIÓN Y MORAL
La teoría de la administración de reglas que se refieren a la conducta humana en un sector determinado de su actividad y con un fin específico: la estructuración y operación de las formas sociales, para lograr la máxima eficacia posible en esa operación. La moral dicta también reglas, las reglas supremas a que debe someterse la actividad humana.
CAPÍTULO 4 BOSQUEJO HISTÓRICODE LA ADMINISTRACIÓN
4.1 NICOLÁS MAQUIAVELO
Las ideas de Maquiavelo forman parte del pensamiento administrativo de su época, el cual tenía aplicación en el gobierno de los estados. Trata fundamentalmente en la dirección aconseja a aquellas personas a las que se les ha conferido autoridad para guiar la actividad de muchos hombres, así como la responsabilidad de alcanzar ciertos objetivos.
4.2 LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL Y SUS EFECTOS EN LA ADMINISTRACIÓN
Las innovaciones técnicas de la revolución industrial produjeron por sí solas un impacto sobre el pensamiento administrativo. Puede decirse que existen tres etapas básicas en el cambio de la estructuración de la empresa:
El sistema familiar.
El sistema de trabajo a domicilio
El sistema fabril
4.3 PRECURSORES INMEDIATOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
Charles Babbage (1972-1871), invento la máquina de diferencias, precursor del uso de estudios de tiempos e intervino en el análisis de procesos y costos de manufactura.
Robet Owen (1771-1858), sostuvo que el volumen y la calidad de la producción del trabajador serian influenciados por las condiciones que se dieran tanto dentro del puesto como en el ambiente.
Alexander Hamilton Church (1866-1936), dio a conocer tres principios reguladores de la administración del taller y la fábrica que son: el empleo sistemático de la experiencia, el control económico del esfuerzo y la comparación.
4.4 LA WHARTON SCHOOL
Escuela fundada por Joseph Wharton, la primera que éxito en materias administrativas. Los cursos que se impartían se referían a historia, leyes y economía.
CAPÍTILO 5 ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
5.1 ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
Su característica fundamental radica en que por primera vez afirma expresamente ya se ha hecho notar que de alguna manera lo explican también Babbage y otros autores que la administración es una cuestión científica a la que le es aplicable el método científico.
5.2 ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Su característica radica en tratar de erigir una estructura lógica de los diversos actos que forma la administración. Cabe destacar aquí que no se trata del número de elementos o actos administrativos ni del orden en que se presenten.
5.3 ESCUELA EMPIRIOLOGICA
La administración no solo debe fundamentarse en la experiencia, sino que inclusive para cada caso concreto, debe descansar en investigaciones experimentales del momento en que se van a aplicar y que su enseñanza debe realizarse con base en casos reales.
5.4 ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO
Se distingue por el hecho de que recuerda que si administrar es hacer a través de otros decidirá definitivamente el que puedan tomarse ciertas decisiones en un sentido o en otro puesto.
5.5 ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL
Esta recuerda que si la administración tiene como esencia la coordinación, la manera de saber coordinar los elementos humanos y a éstos con los elementos materiales o sea de tomar en cuenta su índole esencial en la administración.
5.6 ESCUELA DE LA TEORIA DE LAS DECISIONES
Afirma que lo que el administrador necesita saber es como tomar decisiones, y que para cada acto administrativo será indispensable conocer perfectamente la forma de llegar a ella mediante un proceso lógico.
5.7 ESCUELA DE LAS MATEMATICAS O DE LA ADMINISTRACIÓN CUANTITATIVA
Es una derivación o una continuación lógica de la escuela de la toma de decisiones ya que afirma que la toma de decisiones constituye un proceso, y todo proceso es susceptible de traducirse en un conjunto de afirmaciones, éstas pueden ser reducidas a formulaciones matemáticas.
5.8 EL ENFOQUE DE SISTEMAS
Sistema: conjunto de partes unidas por alguna forma de interacción o interdependencia, siempre que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sean el centro de atención.
CAPÍTULO 6 LA EMPRESA
6.1 ELEMENTOS QUE FORMAN LA EMPRESA
La empresa está formada esencialmente por tres clases de elementos:
Bienes materiales: integrado por elementos como la maquinaria, la materia prima y el dinero.
Hombres: son el elemento eminentemente activo en la empresa, y desde luego de máxima dignidad.
Sistemas: son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, las personas.
6.2 LA UNIDAD EMPRESARIAL Y SUS DISTINTOS ASPECTOS
Aspecto económico: la empresa es considerado como la unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de un mercado.
Aspecto jurídico: unidad económica de producción o distribución de bienes o servicios y por establecimiento la unidad técnica contribuye a la realización de los fines de la empresa.
Aspecto administrativo: la unidad administrativa es la que resulta de una gestión común o sea el mando, concentrado en último término sea una persona –unidad real- o en una asamblea o grupo de personas –unidad ficticia-.
6.3 EL EMPRESARIO
La esencia de la empresa se encuentra en la coordinación de los elementos humanos y materiales, y de las funciones técnicas que completas y coordinadas logran la producción de bienes y servicios para el mercado, y quien realice esa coordinación será el empresario.
6.4 LOS FINES DE LA EMPRESA
La empresa privada: busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de algina necesidad de orden general o social.
La empresa pública: tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social, con la que puede obtener o no beneficios.
CAPITULO 7. LA PREVISION.
7.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISION.
La previsión implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. La previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede hacerse?, y se señalo que arrancar directamente de la planeación encierra el peligro de escoger el curso de acción que a priori es considerado como el más adecuado.
7.1.1. EL PRINCIPIO DE LA PREVISION.
Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa, ya que, por el número de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un riego; no obstante, tampoco es válido decir que en una empresa constituye una aventura totalmente incierta. La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias métodos de investigación estadísticos o de cálculo de probabilidad.
7.1.1.1. APLICACIÓN DEL PRINCIPIO.
La certeza se funda en la esencia misma de las cosas, se da la certeza metafísica, absolutamente infrustrable que en un círculo llegue a ser cuadrado. Existe certeza física, naturalmente infrustrable para las fuerzas humanas, cuando descansa en la constancia de las leyes de la naturaleza. La incertidumbre solo se da en el futuro que para efecto de la previsión de los que habrá de ocurrir, implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo se presentaran los acontecimientos de lo futuro. La probabilidad constituye aquel estado en el que, sin haber seguridad sobre el sentido en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, se tienen motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro.
7.1.2. EL PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD.
Las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones subjetivas, es sabido que el hombre de empresas pide hechos para sacar conclusiones, el éxito de una empresa y de cada operación descansa en la cantidad y calidad de la información de que se disponga.
7.1.3. EL PRINCIPIO DE LA MEDICION.
Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no solo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse, aunque incurren en un error aquellos que consideran que las diferencia entre lo científico y lo no científico radica en que lo primero puede determinarse no solo cualitativamente, sino aun cuantitativamente, si es indiscutible que tratándose de las cosas de tipo técnico la cuantificación añade seguridad y precisión.
7.2. REGLAS PARA LA FIJACION DEL OBJETIVO
La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitivamente: ellos dan su razón de ser a la empresa. En nuestra definición están señalados al decir “lograr resultados de máxima eficiencia”, aunque parezca increíble, con gran frecuencia se incurre en el error de creer que los objetivos de una organización se hallan precisado y jerarquizados, siendo que, por la rutina en su enunciación, por cambios imperceptibles en las circunstancias, por que los detalles de la operación inmediata absorben de tal manera que a veces se pierde de vista los objetivos generales, se está persiguiendo en realidad cosas muy distintas de las que se deben perseguir, con lo cual toda la previsión queda sin base.
7.3. ¿QUIEN DEBE FIJAR LOS OBJETIVOS?
Ordinariamente la fijación de objetivos, sobre todo los generales y supremos, es función de los dueños o empresarios. El administrador con mucha frecuencia debe sugerir a su consejo directivo la modificación, adaptación, reenfoque, ampliación y aun supresión de objetivos generales pero, sobre todo, debe fijar los objetivos particulares a corto plazo, necesita explicarlos con claridad, realizar la total jerarquización de objetivos en la empresa y lograr la coordinación de los objetivos individuales con los diversos objetivos de grupo y con los objetivos supremos de la negociación.
CAPITULO 8. LA PLANEACION.
8.1. CONCEPTO.
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización.
8.2. IMPORTANCIA.
L a eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación, así como la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear. Todo control es imposible si no se compara con el plan previo, sin planes se trabaja a ciegas. La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
8.3. LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACION.
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
8.3.1. EL PRINCIPIO DE LA PRECISION.
Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego al azar, siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo eventual, con lo que se habrá robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
8.3.2. EL PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD.
Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero flexible, porque doblándose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir.
8.3.3. EL PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE DIRECCION.
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y a todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Si el plan es principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de manera jerárquica hasta formar finalmente uno solo.
8.3.4. EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIA.
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Este principio está en realidad implícito en el principio de unidad de dirección; sin embargo, enfatiza la necesidad d una relación lo más perfecta que sea posible entre todos los planes, para que estos logren mejor sus resultados; pudiera decirse que implica una especie de “planeación de los planes”.
8.3.5. EL PRINCIPIO DE RENTABILIDAD.
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos, es obvio que todo plan en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo. Sin embargo, debe advertirse que los resultados pueden ser de tipo no económico sino social, principalmente cuando se trata de una empresa paraestatal o de una institución no lucrativa.
8.3.6. EL PRINCIPIO DE PARTICIPACION.
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. Además esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conoce hoy en día para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que se ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día. Esta participación es uno de los puntos en que más énfasis han puesto la mayoría de los autores.
8.4. LAS POLITICAS.
Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tiene por objeto orientar la acción, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde tomar; por ello, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas. La importancia de las políticas en administración es decisiva, porque son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez es esencial en la administración, ya que esta consiste en hacer a través de otros. Las políticas son el objetivo en acción, esto es absolutamente cierto. Con todo, no bastaría para definirlas, el objetivo fija las metas, en tanto que las políticas dan la orden para lanzarse a conseguirlas.
CAPITULO 9. LA ORGANIZACIÓN.
9.1. CONCEPTO.
La palabra organización viene del griego “órganon”, que significa instrumento. Pero quizás ilustre mejor el significado de este concepto el uso en castellano se da a la palabra “organismo”. Este implica necesariamente partes y funciones diversas, unidad funcional y coordinación o autoconstrucción.
9.1.1. DEFINICION REAL.
Es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
9.2. IMPORTANCIA.
La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa. Tan grande es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a esta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por lo ya visto. Tiene gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que se llaman mecánica administrativa.
9.3. SUS OBJETIVOS, FUNCION SOCIAL Y ESPECIES.
Los objetivos de la organización técnica pueden clasificarse en diferentes grupos
9.3.1. OBJETIVOS.
Suplir las limitaciones, ya que es evidente que ningún hombre puede bastarse por sí mismo, sino que para satisfacer todas sus necesidades requiere coordinarse con otros, lo que hace necesariamente dentro de varias organizaciones. Permitir la comunicación de los valores; no solo nos asociamos con los demás en razón de nuestras debilidades y limitaciones, sino que también lo hacemos para comunicar a los demás nuestros pensamientos, nuestros afectos, nuestra amistad, etc. Lograr la eficacia de la acción con la mayor eficiencia posible; como se sabe, la eficacia consiste en lograr las metas u objetivos que nos hemos propuesto, pero es evidente que mientras mejor nos organicemos lograremos esas metas en mejores niveles y condiciones y con menor esfuerzo.
9.3.2. FUNCION SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN.
Toda sociedad necesita de la organización en tal forma que no puede existir si no posee alguna por lo menos, los beneficios de una sociedad serán tanto mayores cuanto mejor organizada esté la misma y la acción de cada una de estas sociedades habrá de influir de manera necesaria en la de las demás a las que pertenecemos; sus objetivos y funciones se entrecruzan. Por ello es difícil clasificar las organizaciones.
9.3.3. ESPECIES DE LAS ORGANIZACIONES.
Las organizaciones se pueden clasificar desde muy diversos puntos de vista, y debido a ello y al hecho de que pertenecemos a un gran numero de las mismas por motivos muy diversos, que no son de suyo excluyentes entre sí, parece que ninguna clasificación resulta completa y satisfactoria.
9.4. LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.
9.4.1. PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACION.
La división de trabajo no es sino un medio para obtener una mayor especialización y con ella mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función. La especialización solo es útil cuando se tiene un conocimiento general del campo del que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua de la eficiencia, así, una persona especializada en selección del personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores.
9.4.2. PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO.
Establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización.
9.4.3. PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD.
Debe precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella. La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma línea, pero de abajo hacia arriba. La autoridad sin responsabilidad es no solo odiosa, sino que trastorna gravemente la organización.
9.4.4 PRINCIPIO DE DELEGACION.
A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. La administración no puede existir sin alguna delegación, ya que aquella consiste en hacer a través de otros. Se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad comunicada, según el principio anterior. Aun cuando el grado de delegación depende de una serie de consideraciones concretas, tales como la capacidad de la persona en quien se delega, naturaleza de la función delegada, puede decirse, como principio básico, que los planes generales y el control final y concentrado de los resultados deben reservarse siempre al delegante, en tanto que al delegado corresponde formular, dentro de esos planes básicos los secundarios y operar los controles hasta su concentración.
9.4.5. PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS.
Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal específico. Mientras no se establezca en forma precisa y clara lo que cada quien debe hacer, no existirá una estructura adecuada.
9.5. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.
Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y a la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. Se expresan en las cartas o graficas de organización y se complementan con los análisis de puestos.
9.6. ORGANIGRAMAS.
Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como cartas o graficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto, representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
CAPITULO 10. LA INTEGRACION.
10.1. ASPECTOS DINAMICOS DE LA ADMINISTRACION.
Al enunciar los elementos de la administración, dijimos que los tres primeros se dirigían a la construcción o estructuración del organismo social: previsión, planeación y organización. Iniciaremos aquí el estudio de los que tienen por fin manejar, hacer actuar y operar o funcionar ese organismo social ya construido teóricamente, a saber: la integración, la dirección y el control.
10.1.1. DE LO CONSTRUCTIVO A LO OPERATIVO.
En los tres elementos de la mecánica administrativa, predomina “lo que se debe ser”, prevemos, planeamos y organizamos “como deben ser las cosas”. En la dinámica. Debemos considerar las cosas “como son” en realidad: integramos, dirigimos y controlamos “lo que realmente existe ya”. Estudiando separadamente la parte final de la mecánica y la inicial de la dinámica, podemos adaptar mejor la realidad a lo ideal, o momentáneamente, lo segundo a lo primero, pero sin perder de vista las exigencias de cada aspecto.
10.2. CONCEPTO.
Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
10.3. IMPORTANCIA.
Es el primer paso practico de la etapa dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada, es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico; lo teórico y lo práctico.
10.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS.
Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.
10.4.1. DE LA ADECUACION DE HOMBRES Y FUNCIONES.
Es claro quién carezca de los requisitos mínimos físicos, intelectuales, morales o sociales para desempeñar un puesto o función, por sencillos que parezcan, lo realizara mal. Es ya un axioma el que expresa el hombre adecuado para el puesto adecuado. Ordinariamente hay más de ilusión en esto, porque lo que suele ocurrir es que a un mismo hombre se le encomienden dos o tres funciones como lo señalamos en la organización. Debe cuidarse de que no se busquen hombres con cualidades excesivamente superiores a las que un puesto demanda, pues también en este supuesto se violaría el principio, ya que quien lo ocupara, carecería de interés para desempeñar dicho puesto.
10.4.2. DE LA PROVISION DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos materiales como instrumentos, materias primas, etc., no lo es tanto por desgracia, cuando se trata de los elementos que la administración exige para la eficiente realización de un trabajo.
10.4.3. DE LA IMPORTANCIA DE LA INTRODUCCION ADECUADA.
El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene especial importancia, y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado. La introducción, como veremos adelante, es quizá una de las técnicas más sencillas y de las que más grandes rendimientos pueden dar.
10.4.4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE COSAS.
Ya hemos señalado anteriormente que la integración de las cosas se estudia en todo su detalle dentro de las materias de producción, ventas, finanzas, etc. Con todo, señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto. Si la integración, como todas las demás partes de la administración, ha de ser técnica, requiere fundarse en principios generales que sirven de base a las políticas en ese campo, y, al mismo tiempo, usar reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas.
10.4.5. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DE ESTA INTEGRACION.
Podrá parecer, ante todo, que estudiar sistemas de producción, ventas, finanzas, etc., es problema técnico, más no administrativo. Así para la producción, parece más adecuado un ingeniero, que un administrador ; para las finanzas, un contador especializado en estados financieros, la realidad es que estas funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, porque miran a la coordinación de los elementos técnicos, entre si, y con las personas.
10.4.6. DE LA INSTALACION Y MANTENIMIENTO.
Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero también supone momentos directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de conducir estas actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al mínimo.
10.4.7. DE LA DELEGACION Y CONTROL.
Si toda administración supone delegación, en materia de integración de cosas aspecto eminentemente técnico, con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable, la responsabilidad por todos los detalles, establecidos al mismo tiempo sistemas de control que la mantengan permanentemente informada de los resultados generales. A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, que mantenga informado al delegante de los resultados de conjunto.
10.5. ADVERTENCIA PREVIA.
Por tratarse de un campo eminentemente factual, creemos que resulta más claro y objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrla. Se ha dicho que la integración hace de personas totalmente extrañas a la empresa miembros debidamente articulados en su jerarquía.
10.5.1. RECLUTAMIENTO.
Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés necesario.
10.5.2. SELECCIÓN.
Tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio enunciado antes. Se le ha comparado con una serie de filtros o cribas que, bajo el criterio de los requerimientos del puesto, vayan desechando a los candidatos inadecuados por diversos conceptos, hasta dejar el apropiado.
10.5.3. INTRODUCCION.
Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en la forma más rápida y adecuada.
10.5.4. DESARROLLO.
Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.
10.6. CAPACITACION DE SUPERVISORES.
Todo supervisor requiere dos capacitaciones diversas: la que necesita como técnico que va a dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc., y la que requiere en cuanto que va a ser el jefe. Ordinariamente es solo la primera la que se toma en cuenta para escoger y capacitar a los supervisores, sobre todo, a los inmediatos.
10.7. DESARROLLO DE EJECUTIVOS.
Es la aplicación de in esfuerzo planeado para proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar el grupo administrativo, con el fin de que la empresa logre mas efectivamente sus objetivos, tiene implícita la connotación de que hay algo que ya se posee en forma más o menos natural, y que debe solo ser desarrollado, lo cual es muy adecuado a la idea que se quiere expresar con la expresión desarrollo de ejecutivos.
10.8. INTEGRACION Y RELACIONES PÚBLICAS.
Mientras que la integración de las personas, desde el punto de vista interno de la empresa se manifiesta en los principios, reglas y técnicas de la administración del personal, desde el punto de vista externo a ella, se expresa y realiza en las relaciones publicas; mediante ellas, la empresa se integra con el medio social en el que vive, y del que vive. Cabe destacar el hecho de que algunas de esas relaciones publicas, se basas en la justicia estricta, como son las que se tienen con los proveedores, compradores, etc.; otras, en la justicia legal, como las que se tienen con las autoridades, y otras con la justicia social, como las que se llevan con las organizaciones intermedias, medios de publicidad, etc.
CAPITULO 11. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA DIRECCION.
11.1. CONCEPTO.
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de las autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas. No se coordina para dirigir, sino que se dirige para coordinar, solo en un concepto totalitario podría pensarse que el fin del administrador sea dirigir, aunque no coordine. En cambio, sería un magnifico administrador quien lograra el máximo de coordinación con el mínimo de dirección o mando.
11.2. IMPORTANCIA.
Radica en que este elemento de la administración es el más real y humano. Aquí se tiene que ver en todos los casos con hombres concretos, a diferencia de los aspectos de la parte mecánica, en que se trataba más bien con relaciones, con el cómo debían ser las cosas. Aquí se lucha con las cosas y problemas como son realmente, por lo mismo, esta es la etapa de mayor imprevisibilidad, rapidez y si cabe la expresión, explosividad, donde un pequeño error, facilísimo por dificultad de prever las reacciones humanas, puede ser a veces difícilmente reparable.
11.3. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION.
El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar los intereses de grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.
11.3.1. EL PRINCIPIO DE LA COORDINACION DE INTERESES.
La subordinación de las actividades de cada departamento, sección y personal al fin general no puede significar en forma alguna la supresión o perdida de los legítimos intereses de cada persona, ya que precisamente es para lograr mejor estos para lo que consistió en entrar a formar parte de la empresa y subordinar su actividad a ella.
11.3.2. El PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO.
La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Así, como es natural la tendencia a mandar e imponer la voluntad propia sobre la de los demás, es también igualmente natural el rechazo a recibir la imposición de otros.
11.3.3. EL PRINCIPIO DE LA VIA JERARQUICA.
Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante. Cuando ocurre esto último se produce una lesión en el prestigio y la moral de los jefes intermedios, perdida o debilitamiento de su autoridad, desconcierto en los subordinados y, sobre todo, se da lugar a la duplicidad del mando. Si un jefe superior establece niveles de jerarquía intermedios es porque no puede o no necesitarlos; si es lo primero debe respetarlos; y si lo segundo, debe hacerlos desaparecer.
11.3.4. EL PRINCIPIO DE LA RESOLUCION DE LOS CONFLICTOS.
Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzcan el menor disgusto a las partes. El conflicto es un obstáculo para la coordinación. Diferir su solución es dejar un elemento que estorba a esta. Por ello, es mejor resolver los conflictos lo más pronto posible, aun cuando la solución no siempre satisfaga a todos, es mejor este daño que el de la incertidumbre y permanencia del conflicto.
11.4. LA COMUNICACIÓN.
Comunicación es un proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.
11.4.1. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN.
Es todo aquello lo que impide o reduce la posibilidad, la precisión o la fidelidad de la comunicación. En la misma información suele conocérseles más bien con el nombre de ruidos. Hay quienes clasifican esas barreras en relación con cada uno de los elementos de la comunicación.
11.5. LA SUPERVISION.
La función supervisora supone: ver que las cosas se hagan como fueron ordenados. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en los de nivel inferior, llamados por ello supervisores inmediatos: gerentes, cabos, mayordomos, sobrestantes, jefes de oficina, etc., siendo. En todo caso, aquellos jefes que no tienen bajo sus órdenes a otros jefes inferiores, sino solo obreros o empleados que realizan órdenes e instrucciones. Por ser función inmediata al control, fácilmente puede confundirse con él; quizá el criterio para distinguirlos radica, sobre todo, en que la supervisión es simultánea a la ejecución, y el control es posterior a ella, aunque sea por corto tiempo.
CAPITULO 12. EL CONTROL.
12.1. CONCEPTO.
Es la medición de los resultados actuales y basada en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar, y formular nuevos planes. Todo control implica, necesariamente, la comparación de lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado; tal procedimiento constituye el control sobre resultados.
12.2. IMPORTANCIA.
Cierra el ciclo de la administración, de hecho, los controles son a la vez medios de previsión, se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.
12.3. PRINCIPIOS.
Es necesario distinguir las operaciones de control de la función de control.
12.3.1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.
La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar. Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control.
12.3.2. DE LOS ESTANDARES.
El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada.
12.3.3. DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.
El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cundo se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. En realidad este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de los planes en lo excepcional; los controles versaran sobre esto último exclusiva o, al menos, principalmente.
“Todos los apuntes fueron recopilados de: Reyes Ponce Agustín. Administración Moderna. Edit. Limusa México D.F.”.
